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Productivité

Quel est votre style en matière de gestion du temps ?

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Le secret d’une gestion du temps réussie repose sur l’exploitation de vos forces personnelles. Êtes-vous un super-héros, une diva, un bourreau de travail, un béni-oui-oui ou un perfectionniste ? Un article de Matthew Jenkins

 

Des coachs aux applications, on ne compte plus les produits et les services qui vous promettent une meilleure gestion de votre charge de travail et une productivité améliorée. Mais si votre collègue du département de marketing semble enchaîner les tâches à toute allure, pourquoi avez-vous à peine avancé dans votre liste de choses à faire lorsque l’horloge affiche 17 h ? Parce que la gestion efficace du temps n’est pas déterminée par le nombre d’heures travaillées, mais plutôt par nos personnalités.

Les employeurs soupçonnent depuis longtemps l’absence d’une approche unique, et les tests de personnalité tels que l’indicateur typologique de Myers-Briggs (MBTI) (1), sont devenus un moyen populaire pour les entreprises d’évaluer leurs employés. Selon de nombreuses personnes, le succès du MBTI réside dans sa simplicité. Avec 93 questions formulées de façon assez vague à partir du travail de Carl Jung, les membres du personnel peuvent être divisés en 16 types distincts : mélange d’introversion, d’extraversion, de pensées, de sentiments, de jugement et de perception.

Beverly Flaxington, conseillère en gestion et spécialiste du comportement, reconnaît que pour qu’une méthode de gestion du temps soit efficace, il faut tenir compte des comportements individuels des personnes au travail.

« Il y a quelques années, je me rappelle avoir embauché plusieurs personnes pour m’aider à faire le tri et être plus efficace. Ils ont tout rangé dans des boîtes et les ont cachées », dit-elle. « Je suis une personne très visuelle, j’aime que les choses soient devant moi, alors je me suis effondrée. Je pouvais à peine travailler. C’est à ce moment-là que j’ai commencé à comprendre que la personnalité d’une personne était un facteur important. »

Quels sont les cinq types de personnalités les plus courants et comment chacun peut-il gérer son comportement pour améliorer sa gestion du temps ?

1. Le super-héros

À l’instar de Wonder Woman ou Superman, lorsque ces personnes verront un immeuble en feu, elles fonceront sans attendre les pompiers. Donnez-leur une liste de tâches qui semble impossible à faire et elles l’auront terminée en un éclair. Cependant, elles ont un talon d’Achille : en s’efforçant à réaliser toutes leurs tâches quotidiennes, elles peuvent passer à côté de certaines choses, explique Flaxington.

Transformation de la gestion du temps : ces personnes sont axées sur les résultats et agiront souvent sans vraiment réfléchir à l’urgence ou à l’importance de la tâche, affirme Susy Roberts, coach de cadres et fondatrice du cabinet de conseil en développement personnel Hunter Roberts (2). Elle conseille à ce type de personnes de prendre du recul et de réfléchir soigneusement à ce qui doit être fait en premier, au lieu de s’attaquer à la première chose qui apparaît dans leur boîte de réception.

Stephen Covey, auteur du livre « Les sept habitudes des gens efficaces » (3), est du même avis et suggère de classer les tâches selon quatre paramètres : important/pas important et urgent/pas urgent.

2. La diva

Divertissantes en contexte festif, mais compte tenu du temps qu’elles passent à papoter, il est surprenant que ce type de personnes arrivent à faire quoi que ce soit. Elles peuvent être optimistes, amicales, loquaces et amusantes, mais tandis que la journée avance, peu de tâches sont entamées et moins encore sont terminées. Roberts affirme que leur tendance à se vanter de leurs réalisations peut donner l’impression qu’elles sont plus productives qu’elles ne le sont réellement.

Flaxington observe : « Tout à coup, le temps s’est écoulé. Elles pensaient qu’elles allaient faire 15 choses aujourd’hui, mais elles ont discuté, se sont bien amusées et n’ont même pas remarqué que le temps avait filé. »

Transformation de la gestion du temps : ces personnes ont tout à gagner d’une stratégie. Si vous avez un gros projet à réaliser, conseille Flaxington, divisez-le en petites étapes, notez-les dans votre agenda et paramétrez des rappels. Un agenda principal permet de réunir vos événements professionnels et personnels au même endroit, ce qui simplifie et accélère la planification et évite la reprogrammation.

La gestion des e-mails est également cruciale. Selon une étude réalisée en 2012 par le McKinsey Global Institute (4), en moyenne, plus d’un quart de la journée d’un employé est consacré à lire et à répondre aux e-mails. Cette même étude identifie les e-mails comme la deuxième activité la plus chronophage pour les employés, après les « tâches spécifiques à un rôle ».

Zach Hanlon, expert en marketing et ventes, écrit pour Fast Company (5) que le secret est de ne plus « trier » les e-mails par sujet, mais de commencer à y penser en termes de dates limites. Il propose de considérer votre boîte de réception comme une liste de choses à faire et de créer cinq dossiers en fonction de l’urgence/l’importance chronologique.

Un petit bonhomme marchant sur les aiguilles d'une horloge

 

3. Le bourreau de travail

Lentement, mais surement sont les mots d’ordre pour ce type de personnalité. Ces personnes réfléchissent soigneusement à tout, sont prudentes, méthodiques et plutôt indépendantes dans l’exécution de leurs tâches, explique Roberts. Elles savent donc très bien planifier et hiérarchiser, mais peuvent être vues comme inutilement prudentes, tandis que leur inertie peut frustrer d’autres. Leur dévouement au travail peut également entraîner une réticence à partager les tâches.

Transformation de la gestion du temps : « Confier une tâche et faire confiance à quelqu’un d’autre pour la faire n’est pas dans leur ADN », affirme Flaxington. « Voyez en quoi consiste votre journée et établissez les trois ou quatre choses les plus importantes sur lesquelles vous devez vous concentrer. Isolez ce que vous devez absolument faire et choisissez les tâches que vous pouvez déléguer. »

La délégation semble être un problème récurrent. Une étude réalisée en 2007 sur la gestion du temps (6) a révélé que sur les 332 entreprises interrogées, près de la moitié étaient préoccupées par les compétences de délégation de leurs employés. Dans un article pour Inc (7), Jayson DeMers, fondateur et PDG de l’agence de marketing de contenu AudienceBloom, offre des conseils aux dirigeants ayant des difficultés à déléguer. En plus de la hiérarchisation, il suggère de donner du travail au personnel ayant le plus de compétences pour la tâche à effectuer, plutôt que la charge de travail la plus légère, par exemple.

4. Le béni-oui-oui

Les incarnations de l’esprit d’équipe : tout ce que ces personnes veulent faire, c’est aider et soutenir leurs collègues. Cela montre qu’elles se sentent concernées, mais le danger est que ces personnes ne parviennent pas à dire non et finissent par avoir les yeux plus gros que le ventre. Par conséquent, elles finissent par travailler de longues heures ou ne pas respecter les délais, explique Roberts.

Transformation de la gestion du temps : apprenez à dire non, déclare la psychothérapeute et conseillère de vie Hilda Burke (8). « Remettre en question ce type de planification du travail peut prendre du temps, mais c’est possible », explique-t-elle. « Et si vous peinez toujours à dire non et que vous vous sentez dépassé, il est important de faire des pauses. »

Cela semble évident, mais des études ont montré que les pauses régulières améliorent la productivité. DeskTime, une application de productivité qui surveille l’utilisation des ordinateurs par les employés, a constaté que la pause idéale dure 17 minutes. En 1999, le laboratoire de recherche en ergonomie de l’université de Cornell a utilisé un programme informatique pour rappeler aux employés de faire de courtes pauses.

Le projet a permis de conclure (9) que « les employés recevant les alertes [leur rappelant d’arrêter de travailler] étaient en moyenne 13 % plus précis dans leur travail que leurs collègues ne bénéficiant pas de rappels ». Cette méthode simple, mais efficace est à l’origine de nombreuses applications, de la minuterie Marinara (10) au PomoDone (11).

5. Le perfectionniste

Ce type de personnes peut prendre le plus de temps pour réaliser une tâche, mais, comme son nom l’indique, il est plus axé sur la qualité que sur la quantité. Flaxington explique que, parce que la précision est tellement importante pour ces personnes, elles peuvent se sentir dépassées et éprouver des difficultés si elles ont trop de choses à faire. Et elles seront très stressées si vous essayez de les forcer.

Transformation de la gestion du temps : le désordre est l’ennemi numéro un du perfectionniste. Une boîte de réception désordonnée pleine de messages non lus peut donc être terrifiante. Le trafic du courrier électronique devant augmenter de 4 % (12) par an, plus tôt vous maîtriserez le problème, mieux ce sera. Il existe cependant un certain nombre de façons de gérer la surcharge d’e-mails.

L’une des méthodes les plus connues s’appelle « zéro e-mail ». Selon celle-ci, vous conservez une boîte de réception vide ou presque vide à tout moment. C’est probablement un travail en soi, mais Merlin Mann, l’inventeur de la méthode, explique (13) que vous avez cinq options lorsque vous faites face à un nouveau message : supprimer, déléguer, répondre, différer ou faire. Cela transforme efficacement votre boîte de réception en une liste de choses à faire, impliquant des choix difficiles sur la façon de hiérarchiser et de faire les choses efficacement.


 

Matthew Jenkin est un journaliste britannique indépendant et l’ancien rédacteur en chef de Guardian Careers, le site communautaire du journal The Guardian pour les demandeurs d’emploi et les personnes changeant de carrière.

Sources :

(1) https://www.myersbriggs.org/my-mbti-personality-type/mbti-basics/

(2) http://www.hunterroberts.com/

(3) http://www.amazon.com/The-Habits-Highly-Effective-People/dp/1455892823

(4) http://www.mckinsey.com/insights/high_tech_telecoms_internet/the_social_economy

(5) https://www.fastcompany.com/3067012/the-only-five-email-folders-your-inbox-will-ever-need

(6) http://www.i4cp.com/news/2007/06/26/you-want-it-when

(7) https://www.inc.com/jayson-demers/7-strategies-to-delegate-better-and-get-more-done.html

(8) https://www.theguardian.com/careers/2017/feb/28/overwhelmed-at-work-six-tips-on-how-to-beat-stress

(9) http://www.news.cornell.edu/releases/Sept99/computer.breaks.ssl.html

(10) http://www.marinaratimer.com/

(11) https://pomodoneapp.com/

(12) http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2017/06/Email-Market-2017-2021-Executive-Summary.pdf

(13) https://www.youtube.com/watch?v=z9UjeTMb3Yk